Nowa struktura dla producenta mebli (83 pracowników)
Wprowadziliśmy jasny podział odpowiedzialności między działem produkcji a sprzedaży. Wyeliminowaliśmy codzienne kłótnie o priorytety. Zysk operacyjny wzrósł o 11% w pierwszym kwartale.
Firma Meble-Styl Poznań zatrudnia 83 osoby i miała poważny problem z komunikacją. Produkcja nie wiedziała, co sprzedaż obiecała klientom, przez co terminy leżały. Wprowadziliśmy twarde zasady i jasną hierarchię, które uspokoiły sytuację w hali i biurze.
Wyzwanie
W marcu 2024 roku opóźnienia w dostawach dotyczyły 19% wszystkich zamówień. Sprzedawcy obiecywali nierealne terminy, żeby tylko domknąć transakcję. Produkcja z kolei dowiadywała się o nowych priorytetach z krzyków na korytarzu. Zarząd tracił około 14 godzin tygodniowo na mediacje między skłóconymi kierownikami.
Brakowało jednego źródła prawdy o tym, co aktualnie dzieje się na maszynach. Każdy dział miał swój arkusz, a dane w nich rzadko się zgadzały. Przez ten chaos firma płaciła kary umowne, które w zeszłym roku wyniosły prawie 12 400 zł miesięcznie.
Podejście
Zaczęliśmy od twardego audytu procesów, który trwał 12 dni roboczych. Nasz zespół (3 specjalistów) wszedł na halę i do biura handlowego, żeby zobaczyć, gdzie faktycznie urywa się przepływ informacji. Rozmawialiśmy z 7 brygadzistami i całym 5-osobowym działem sprzedaży.
Następnie odbyła się ratyfikacja planu naprawczego. Zasady są jasne: to produkcja określa moce przerobowe, a sprzedaż musi się do nich dostosować. Wyznaczyliśmy jedną osobę odpowiedzialną za zatwierdzanie terminów, co raz na zawsze zakończyło weto w zarządzie w sprawach operacyjnych.
Rozwiązanie
Wdrożyliśmy narzędzie o nazwie Mapa drogowa zysku. Jest to prosty, cyfrowy pulpit, który pokazuje realne obłożenie maszyn w czasie rzeczywistym. Handlowiec nie może wpisać terminu krótszego niż systemowa wycena bez zgody szefa produkcji.
Stworzyliśmy też nowy protokół przekazania zlecenia. Zamiast chaotycznych maili, handlowcy wypełniają krótki formularz, który zajmuje im 4 minuty. Dzięki temu produkcja dostaje kompletne dane techniczne od razu, bez konieczności dopytywania o szczegóły obicia czy koloru nóżek.
Rezultaty
Po 14 tygodniach od wdrożenia nowych zasad, firma odzyskała płynność operacyjną i przestała płacić kary za spóźnienia.
Harmonogram
-
Marzec 2024Audyt 14 procesów komunikacyjnych i rozmowy z kadrą.
-
Kwiecień 2024Ratyfikacja planu i ustalenie nowych uprawnień decyzyjnych.
-
Maj 2024Uruchomienie Mapy drogowej zysku dla działu sprzedaży.
-
Czerwiec 2024Pierwszy pełny miesiąc bez kar umownych za opóźnienia.
"Zasady są jasne i wreszcie nikt nie wchodzi nam w paradę w połowie zmiany. Na początku byłem sceptyczny, bo myślałem, że to kolejna biurokracja. Okazało się, że 3 nowe procedury skróciły moje nadgodziny o połowę."