Skrócenie obiegu faktur o 38% dla logistyki z Grójca
Zastaliśmy system, w którym każda faktura wymagała 5 podpisów. Uprościliśmy procedurę do 2 zatwierdzeń cyfrowych. Firma oszczędza teraz 14 godzin pracy tygodniowo.
Trans-Pol Grójec zmagał się z paraliżem decyzyjnym przy rozliczaniu transportów międzynarodowych. Każdy dokument musiał przejść przez ręce pięciu osób, co generowało sztuczne opóźnienia i błędy w płatnościach.
Wyzwanie
W firmie pracującej na 43 zestawach ciężarowych, obieg dokumentów opierał się na papierowych teczkach. Średni czas od otrzymania faktury od podwykonawcy do jej zatwierdzenia wynosił 9 dni roboczych. Powodowało to nerwowość u kontrahentów i uniemożliwiało precyzyjne planowanie przepływów pieniężnych na koniec miesiąca.
Zarząd tracił energię na podpisywanie setek rutynowych dokumentów zamiast zajmować się pozyskiwaniem nowych kontraktów. Brak jasnej hierarchii sprawiał, że nikt nie czuł się odpowiedzialny za terminowość, a biurokracja rosła wraz z każdym nowym pojazdem w taborze.
Podejście
Nasz 3-osobowy zespół przeprowadził audyt 124 ostatnich operacji finansowych. Szybko ustaliliśmy, że Mapa drogowa zysku wymaga wycięcia trzech zbędnych etapów akceptacji. Ratyfikacja planu zmian przez właściciela odbyła się w drugim tygodniu naszej współpracy, co pozwoliło na szybkie przejście do fazy wdrożenia.
Skupiliśmy się na przeniesieniu odpowiedzialności na niższe szczeble przy jednoczesnym wprowadzeniu twardych zasad kontroli. Przeszkoliliśmy 4 pracowników biurowych z nowych procedur cyfrowych. Nasza metoda opierała się na faktach: jeśli proces nie dodaje wartości do marży, należy go usunąć.
Rozwiązanie
Wprowadziliśmy system dwustopniowej akceptacji cyfrowej, który zastąpił fizyczne zbieranie podpisów. Teraz faktura kosztowa trafia do systemu prosto ze skanera, a kierownik działu ma 4 godziny na jej weryfikację merytoryczną. Zasady są jasne: system automatycznie eskaluje opóźnienia, co eliminuje przestoje na biurkach.
Zastosowaliśmy proste narzędzia do automatycznego sczytywania danych z faktur paliwowych, co odciążyło księgowość. Zarząd otrzymał dostęp do pulpitu menedżerskiego, gdzie widzi tylko kluczowe odchylenia od budżetu. Koniec z wetem w zarządzie w sprawach drobnych wydatków operacyjnych.
Rezultaty
Dzięki uproszczeniu struktury firma odzyskała pełną kontrolę nad terminami płatności i znacząco zredukowała koszty administracyjne. Pracownicy zamiast pilnować papierów, skupiają się na optymalizacji tras i kosztów serwisowych.
Harmonogram
-
Wrzesień 2024Audyt 124 procesów i identyfikacja wąskich gardeł w obiegu
-
Październik 2024Ratyfikacja planu i eliminacja 3 poziomów akceptacji
-
Listopad 2024Wdrożenie narzędzi cyfrowych i szkolenie zespołu operacyjnego
"Byliśmy sceptyczni, bo obawialiśmy się, że mniejsza liczba podpisów oznacza mniejszą kontrolę. Okazało się, że jest wręcz przeciwnie – teraz dokładnie widzę, gdzie uciekają pieniądze, a faktury nie giną już w teczkach."